Stel jullie eens even kort voor?
Kris Vrancken: Ik ben eigenlijk een beetje in de club binnengerold sinds mijn zoon daar beginnen voetballen is in 2013. Ik begon als hulptrainer, werd daarna trainer en wat later ondersteunde ik ook het bestuur voor bepaalde zaken. Als webdesigner in bijberoep heb ik dan de clubwebsite gemaakt met heel wat ProSoccerData linken. Mijn clubactiviteiten verschoven meer en meer weg van het veld: social media beheer, creatie inschrijvingsformulieren voor leden, kledij, kampen en sponsoring.

Wim Rubens: Ik ben een paar maanden na Kris bij de club toegekomen en ben er eveneens ingerold als hulptrainer van een collega. Zo’n 4 à 5 jaar geleden ben ik clubsecretaris geworden en hou ik me bezig met het opvolgen van de lidgelden en de boekhouding.  

Wat is de visie van jullie jeugdacademie?
Wim: Onze visie valt te beschrijven in vier woorden. Genieten, Voetbal, Diversiteit en Teamspirit. Iedereen is bij ons welkom, het moeten niet speciaal goede voetballers zijn. Ten opzichte van andere clubs zijn we laagdrempelig en zijn de lidgelden redelijk laag. 

Kris: Waarmee we niet willen zeggen dat we niet ambitieus zijn natuurlijk. We merken heel vaak bij clubs dat de lidgelden elk jaar met 25 euro of meer toenemen. We maken de ouders ook heel fel bewust van het feit dat het lidgeld eigenlijk te laag is voor wat we aanbieden. Gezien we ons ook nabij sociale woonwijken bevinden, willen we ervoor zorgen dat iedereen mee kan, ook mensen met financiële problemen. Wij zwaaien niet met het grote geld en toch blijven heel wat spelers uit het eerste elftal die een hoger niveau aankunnen bij ons omdat het aangenaam vertoeven is bij ons.

Verklaar jullie keuze voor PSD en hoe verliep de implementatie?
Kris: In de eerste plaats zijn er niet veel andere keuzes, waarmee ik jullie niet tekort wil doen want het is een zeer aangename tool om mee te werken. Onze voorzitter vindt het niet goedkoop en vraagt zich af of dit soort tool wel noodzakelijk is, maar zowel Wim als ik zijn overtuigd van het nut te beschikken over een planning en communicatietool. We hebben geen onderzoek gedaan naar alternatieven, maar het systeem zit nu zo ingebakken en wij zijn er ruimschoots tevreden over.

Wim: Voor mij is het voornamelijk voor de administratie en de communicatie met de clubleden. Interessant is de link met E-Kick Off van de KBVB, zodat je real time data hebt. Ook interessant is de link met Sportspay voor de uitbetalingen van de prestaties van onze trainers. Vroeger hadden we uiteraard allemaal offline-databases en Excel-files. Nu zit niet alles, maar wel ongeveer 80% in PSD. Dit jaar zijn we ook begonnen met de financiële module te gebruiken om de lidgelden te innen.

Kris: Sommige aspecten, zoals het aangeven van afwezigheden via de app moeten nog ingeburgerd worden. We hebben trainers die steeds verwijzen naar de tool en we hebben andere trainers die toch nog liever met Whatsapp werken omdat het vertrouwelijker aanvoelt. Wanneer we volgend jaar weer allemaal samen mogen komen, zullen we trachten enkele infoavonden te organiseren. 

Wim: Het is natuurlijk permanente vorming, want elk jaar sluiten nieuwe leden zich aan. Met corona is dat uiteraard moeilijk. Ook wel handig is de automatische communicatie naar de leden wanneer je de planning wijzigt. Vroeger gebeurde dit allemaal handmatig. 

Kris: Wanneer de training bijvoorbeeld wordt afgelast omwille van weersomstandigheden, dan krijgt iedereen een bericht. Voor alle zekerheid, omdat we niet weten of iedereen het bericht gaat openen, gaan we nog een bericht via Whatsapp sturen. Dat is nog altijd een beetje een en-en verhaal. 

Waar rekruteren jullie spelers?
Kris: Het is vooral mond-aan-mondreclame bij ons. Wij doen eigenlijk niet aan rekrutering. Momenteel groeien we eigenlijk te snel. Dat is mooi, maar het is des te moeilijker om hiervoor trainers te vinden. 10 jaar geleden waren we een club die bijna niemand kende, maar wij hebben hier hard aan gewerkt. We zijn actief op social media en laten zo zien wie we zijn. Vroeger waren wij het kneusje en verloren we heel vaak onze jeugdwedstrijden. Nu zijn er weekends bij dat al onze jeugdploegen winnen, dat is ook reclame. Iedere tegenstander die bij ons komt ziet dat er een nieuw complex staat en dat er op een fatsoenlijke manier met kinderen wordt omgegaan.

Hoe hielden jullie contact met de spelers tijdens de lockdowns?
Wim: De trainingen zijn blijven doorgaan voor de jeugd tot en met 13 jaar. Voor hen waren het enkel de wedstrijden die afgelast werden. We hebben ook drie kampen georganiseerd, een zomerkamp, een paaskamp en een krokuskamp tot en met 15 jaar. Met de 16-plussers hebben we veel minder contact gehad, daar zijn de trainingen pas recent hervat. Voor hen is er een extra training per week ingelast ter compensatie, meer konden we niet doen. Daarnaast stuurde Kris ook af en toe een nieuwsbrief uit.

Kris: Helemaal in het begin hebben we virtuele samenkomsten georganiseerd omdat er ook even niet getraind is door onze jeugd. Ze zijn heel snel weer terug mogen beginnen trainen dus voor de jeugd is er eigenlijk niet echt veel veranderd, behalve de wedstrijden natuurlijk.

Op welke club prestatie bent u het meest trots?
Wim: Ik heb er eigenlijk 3: het eerste is de groei. We zijn van 2012 tot nu maal 4 gegaan qua jeugdspelers dus dat is vrij veel op korte tijd. Ten tweede ben ik trots op de goede samenwerking met de andere clubs bij ons op het complex. We hebben ook een samenwerking met een school voor slechthorende kinderen en een organisatie die instaat voor kinderen die het moeilijker hebben. Het laatste is dat we sinds dit jaar onze jeugdwedstrijden spelen zonder scheidsrechters. Dat vind je heel weinig en dat is vrij goed gelukt tot mijn eigen verbazing. Alle bezoekers die bij ons komen die zijn verwonderd, maar dat gaat zeer goed eigenlijk.

Kris: Waar ik het meest trots op ben is onze naamsbekendheid. Vroeger, toen ik begon, hadden we echt het gevoel dat het ‘maar’ een ouderwets clubje was met een achtergestelde accommodatie en waar de ‘overschot’ naar toe kwam. Dat is nu helemaal aan het draaien dankzij het nieuwe complex. Nu heb je echt mensen die naar ons toe komen omdat ze weten dat het aangenaam is en alles goed geregeld is.

Wat wil de academie in de komende 3-5 jaar bereiken?
Wim: Naar de toekomst toe willen we een CO2-neutrale club worden, een kunstgrasveld aanleggen en zonnepanelen plaatsen. Momenteel zijn deze projecten budgettair moeilijk door corona, maar het is onze ambitie om al deze projecten uit te voeren. Verder zouden we graag meer jeugdspeler laten doorstromen naar de eerste ploeg en onze werking verder digitaliseren. We komen er wel!

Bedankt voor het aangename gesprek heren!